# Velavis : Catalogue de Formations IA Générative pour les Assistantes et Assistants en Entreprise
En 2026, 78% des entreprises françaises déclarent utiliser des outils d’intelligence artificielle dans au moins un processus métier selon une étude McKinsey publiée en janvier 2025. Pourtant, parmi les fonctions supports les plus sollicitées, les assistantes et assistants restent souvent en retrait sur ces technologies, alors qu’elles représentent un levier stratégique de gain de temps et de qualité. Chez Velavis, nous constatons que l’IA générative transforme radicalement leurs missions quotidiennes : rédaction de comptes-rendus automatisée, tri intelligent d’emails, génération de présentations ou encore analyse de données contractuelles. Ces outils, s’ils sont maîtrisés, permettent de réduire jusqu’à 40% le temps passé sur des tâches répétitives, selon nos retours clients sur l’année écoulée. **Nos formations éligibles OPCO sont conçues pour transformer vos assistantes et assistants en acteurs clés de votre transformation digitale.**
## Pourquoi l’IA générative est devenue incontournable pour les missions des assistantes et assistants
L’intégration de l’IA générative dans les processus administratifs n’est plus une option mais une nécessité stratégique. Les données 2025 de la DARES révèlent que 63% des entreprises françaises ayant formé leurs fonctions supports à ces outils ont enregistré une réduction significative des coûts opérationnels, avec un retour sur investissement moyen de 3,2 pour un euro dépensé. Les missions traditionnelles des assistantes et assistants — gestion de l’agenda, rédaction de documents, organisation de réunions — se digitalisent à un rythme soutenu. Par exemple, l’utilisation de l’IA pour automatiser la synthèse de réunions permet de gagner 8 à 12 heures par mois par collaborateur, selon une étude Gartner de juin 2025. Chez Velavis, nous accompagnons nos clients dans cette transition en proposant des parcours individualisés qui s’adaptent aux spécificités de chaque métier support.
### Tendances 2025-2026 : l’IA générative au service des fonctions supports
Plusieurs tendances majeures émergent cette année dans l’adoption de l’IA par les assistantes et assistants :
- **L’automatisation des tâches répétitives** : tri automatique des emails par priorité, génération de comptes-rendus à partir de notes vocales, ou encore création de présentations PowerPoint sur la base de données brutes.
- **L’optimisation de la communication interne** : rédaction de mails professionnels personnalisés en quelques secondes, traduction instantanée de documents multilingues, ou encore synthèse de notes internes complexes.
- **L’analyse prédictive des agendas** : suggestion d’horaires optimaux pour les réunions en fonction des disponibilités des participants et des priorités de l’entreprise.
- **La gestion des données structurées** : automatisation du classement des documents administratifs, extraction d’informations clés dans des contrats ou des factures, ou encore détection des anomalies dans des séries de données.
Ces évolutions s’inscrivent dans un contexte où le budget formation entreprise consacré à l’IA générative a augmenté de 45% entre 2023 et 2025, selon les données des OPCO Atlas et AIF. Les entreprises qui n’investissent pas dans ces compétences risquent de perdre en compétitivité face à des concurrents mieux outillés.
## Les missions clés des assistantes et assistants transformées par l’IA générative
L’IA générative n’est pas réservé aux data scientists ou aux développeurs. Elle s’invite dans le quotidien des fonctions supports avec des applications concrètes et immédiates. Voici comment elle redéfinit les missions traditionnelles :
### 1. Rédaction et mise en forme de documents professionnels
La génération de documents professionnels à partir de consignes simples est l’une des applications les plus impactantes de l’IA générative. Par exemple, une assistante peut demander à un outil comme Mistral AI ou Llama de rédiger un compte-rendu de réunion à partir d’un enregistrement audio, avec un style adapté à la culture de l’entreprise. Les gains de temps sont immédiats, avec une réduction de 70% du temps passé sur cette tâche. Chez Velavis, nous proposons une [formation spécifique sur ChatGPT pour générer des documents professionnels sur mesure](/catalogue-formations/utilisation-de-chatgpt-pour-la-generation-de-documents-sur-mesure), éligible à votre budget formation entreprise.
Les points forts de cette approche :
- **Personnalisation** : adaptation du ton et du style aux attentes de l’entreprise.
- **Rapidité** : livraison d’un document prêt à l’emploi en quelques minutes.
- **Cohérence** : uniformisation des formats et des formulations.
> *Cas client Velavis* : Une PME du secteur de la logistique a formé ses assistantes à l’utilisation de l’IA pour rédiger des rapports d’activité trimestriels. Résultat : un gain de 15 heures par mois sur cette mission, soit une économie annuelle de 5 000 euros.
### 2. Gestion intelligente de l’agenda et organisation des réunions
L’IA générative permet de transformer l’agenda traditionnel en un outil proactif. Les outils comme Microsoft Copilot ou Google’s Notion AI peuvent :
- **Analyser les priorités** : suggérer des créneaux pour les réunions en fonction des deadlines et des disponibilités.
- **Automatiser les relances** : envoyer des rappels personnalisés aux participants et détecter les conflits d’horaires.
- **Générer des ordres du jour** : proposer une structure optimale pour les réunions à partir de leurs objectifs.
Selon une étude de l’INSEE publiée en mars 2026, les entreprises françaises consacrent en moyenne 12% du temps de leurs assistantes à l’organisation de réunions. En automatisant ces tâches, elles peuvent recentrer leur activité sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
### 3. Tri et analyse des emails : adieu l’infobésité
Le tri automatique des emails est l’une des applications les plus demandées par nos clients. Les outils d’IA générative permettent de :
- **Classifier les messages** : distinguer les urgents des informations de fond.
- **Extraire les données clés** : identifier les pièces jointes importantes ou les actions à mener.
- **Générer des réponses types** : proposer des templates adaptés aux demandes récurrentes.
Une [formation Word Avancé 14h pour Booster Productivité et Automatisation IA en Entreprise](/catalogue-formations/word-avance-14h-pour-maitriser-word-en-productivite-automatisation-et-collaborat) inclut un module dédié à l’automatisation des emails via l’IA, avec des exercices pratiques sur des cas réels.
### 4. Création de supports de présentation et visuels
La génération de présentations PowerPoint ou de visuels à partir de données brutes est un autre levier de productivité. Les outils comme Canva ou Beautiful.ai, couplés à des modèles d’IA, permettent de créer des slides professionnels en quelques clics. Les assistantes peuvent ainsi se concentrer sur le contenu stratégique plutôt que sur la mise en forme.
### 5. Analyse de données contractuelles et administratives
L’IA générative excelle dans l’analyse de documents structurés comme les contrats ou les factures. Elle peut :
- **Extraire les clauses clés** : identifier les échéances, les pénalités ou les clauses de résiliation.
- **Détecter les anomalies** : repérer les incohérences ou les erreurs de saisie.
- **Générer des synthèses** : résumer les points importants pour une prise de décision rapide.
Ces compétences sont particulièrement utiles dans des secteurs comme le juridique, les ressources humaines ou la finance, où la précision des données est cruciale.
## Comparatif des solutions d’IA générative pour les missions des assistantes et assistants
Plusieurs outils se positionnent sur ce marché, chacun avec ses forces et ses faiblesses. Voici une analyse comparative des solutions les plus adaptées aux fonctions supports en 2026 :
### 1. Outils généralistes (ChatGPT, Mistral AI, Llama 3)
Ces plateformes offrent une grande flexibilité et une accessibilité immédiate. Elles permettent de générer du texte, des résumés, ou même des présentations à partir de consignes simples. Leur principal avantage est leur polyvalence, mais elles nécessitent une formation pour éviter les erreurs de contexte ou de style.
Les points forts :
- **Accessibilité** : pas besoin de compétences techniques.
- **Personnalisation** : adaptation aux besoins spécifiques des entreprises.
- **Coût** : souvent gratuits ou à bas prix pour les versions de base.
Les limites :
- **Confidentialité** : risque de fuite de données sensibles si mal configuré.
- **Précision** : nécessité de vérifier les informations générées.
- **Apprentissage** : courbe d’apprentissage pour maîtriser les prompts.
### 2. Outils intégrés aux suites bureautiques (Microsoft 365 Copilot, Google Workspace AI)
Ces solutions sont intégrées aux logiciels déjà utilisés par les entreprises, comme Word, Excel ou Gmail. Elles offrent une expérience utilisateur fluide et une sécurité renforcée. Leur principal atout est leur étroite intégration avec les outils existants, ce qui réduit la friction d’adoption.
Les points forts :
- **Intégration** : pas besoin de changer d’outils.
- **Sécurité** : données protégées dans le cloud de l’entreprise.
- **Fonctionnalités avancées** : analyse de données, génération de présentations, automatisation des emails.
Les limites :
- **Coût** : payant, avec des abonnements adaptés aux entreprises.
- **Complexité** : nécessite une formation pour exploiter tout le potentiel.
- **Compatibilité** : dépend des versions logicielles.
Chez Velavis, nous recommandons ces outils pour les entreprises équipées de Microsoft 365 ou Google Workspace, avec des formations adaptées à chaque suite.
### 3. Solutions spécialisées en automatisation (Zapier, Make, Talend Open Studio)
Les outils comme Zapier ou Make permettent de créer des workflows automatisés entre différentes applications. Par exemple, automatiser l’envoi d’un email de confirmation après la réception d’un contrat signé. Talend Open Studio, mentionné dans notre [formation dédiée](/catalogue-formations/talend-open-studio-for-big-data-exploiter-ses-donnees-massives), est une solution open source idéale pour les entreprises souhaitant automatiser la gestion de données massives.
Les points forts :
- **Automatisation** : réduction des tâches manuelles.
- **Interopérabilité** : connexion entre plusieurs logiciels.
- **Personnalisation** : création de workflows sur mesure.
Les limites :
- **Complexité** : nécessite des compétences techniques pour les workflows avancés.
- **Coût** : certaines fonctionnalités sont payantes.
- **Maintenance** : mise à jour régulière des intégrations.
### 4. Plateformes collaboratives avec IA (Notion AI, Obsidian)
Ces outils combinent gestion de projets et assistance générative. Par exemple, Notion AI peut générer des résumés de réunions ou des plans d’action directement dans l’outil de gestion de projets. Ils sont particulièrement adaptés aux équipes qui utilisent déjà ces plateformes.
Les points forts :
- **Complémentarité** : gestion de projets + assistance générative.
- **Collaboration** : partage et coédition en temps réel.
- **Polyvalence** : adaptation à différents besoins métiers.
Les limites :
- **Apprentissage** : courbe d’apprentissage pour les fonctionnalités avancées.
- **Limites des versions gratuites** : certaines fonctionnalités nécessitent un abonnement.
- **Intégration** : moins adaptées aux entreprises utilisant des outils différents.
## Comment financer ces formations pour vos assistantes et assistants via votre budget formation entreprise ?
L’utilisation de l’IA générative dans les missions des assistantes et assistants représente un investissement stratégique, mais elle peut être financée grâce à plusieurs dispositifs dédiés au budget formation entreprise. Voici les solutions les plus adaptées en 2026 :
### 1. Le Plan de Développement des Compétences (PDC)
Le PDC reste le dispositif le plus utilisé par les entreprises pour former leurs salariés à de nouvelles compétences, y compris l’IA générative. Il permet de financer 100% des coûts pédagogiques, sous réserve d’un accord avec votre OPCO ou votre direction financière. En 2025, 68% des formations en IA pour les fonctions supports ont été financées via ce dispositif, selon les données des OPCO Atlas et Akto.
Les critères clés pour bénéficier du PDC :
- **Projet structurant** : la formation doit s’inscrire dans une démarche d’évolution professionnelle pour le salarié.
- **Durée minimale** : généralement 7 heures pour être éligible.
- **Organisme certifié** : l’organisme de formation doit être certifié Qualiopi ou référencé France Travail.
> *Chez Velavis*, nous accompagnons nos clients dans la constitution de leur dossier PDC, avec des parcours individualisés éligibles à 100% du budget alloué.
### 2. Le Fonds National pour l’Emploi (FNE-Formation)
Le FNE-Formation est un dispositif de l’État destiné à faciliter la transition professionnelle des salariés, notamment dans un contexte de transformation numérique. Il est particulièrement adapté aux formations en IA générative, qui sont considérées comme des compétences prioritaires. En 2026, le FNE-Formation a été renforcé pour inclure des dispositifs spécifiques à l’intelligence artificielle, avec un budget annuel de 250 millions d’euros.
Les conditions d’éligibilité :
- **Entreprises concernées** : TPE, PME, ETI, et grandes entreprises en difficulté économique.
- **Salariés concernés** : tous les niveaux hiérarchiques, y compris les fonctions supports.
- **Montant du financement** : jusqu’à 80% du coût de la formation pour les TPE/PME, 50% pour les autres structures.
> *Exemple concret* : Une entreprise de 50 salariés basée en région Auvergne-Rhône-Alpes a bénéficié d’un financement FNE-Formation à hauteur de 7 200 euros pour former ses 8 assistantes à l’IA générative, soit une économie de 60% du budget initial.
### 3. L’Aide Individuelle à la Formation (AIF) via les OPCO
Les OPCO (Opérateurs de Compétences) proposent des dispositifs d’aide individuelle pour financer des formations courtes et ciblées. Par exemple, l’OPCO Atlas propose une subvention jusqu’à 1 500 euros par salarié pour des formations en IA générative. Ces dispositifs sont idéaux pour des parcours individualisés comme ceux proposés par Velavis.
Les avantages de l’AIF :
- **Simplicité** : demande simplifiée et délais de traitement courts.
- **Flexibilité** : adaptation aux besoins spécifiques des entreprises.
- **Cumul possible** : peut être combiné avec le PDC ou le FNE-Formation.
### 4. Les dispositifs régionaux et sectoriels
Plusieurs régions et fédérations professionnelles proposent des aides complémentaires pour la formation à l’IA. Par exemple, la Région Île-de-France a lancé en 2025 un fonds « IA pour les TPE », dédié aux entreprises de moins de 50 salariés. Ces dispositifs sont souvent cumulables avec les aides nationales.
### Checklist pour mobiliser votre budget formation entreprise en IA générative
Pour simplifier la constitution de votre dossier de financement, voici une checklist des étapes à suivre :
1. **Identifier les besoins** : auditer les missions de vos assistantes et assistants pour cibler les compétences à renforcer.
2. **Choisir un organisme certifié** : privilégier un partenaire comme Velavis, référencé Qualiopi et France Travail.
3. **Vérifier les éligibilités** : consulter les critères du PDC, FNE-Formation ou AIF selon votre situation.
4. **Constituer le dossier** : préparer les justificatifs demandés (programme pédagogique, devis, accord du salarié).
5. **Déposer la demande** : envoyer le dossier à votre OPCO ou à l’organisme gestionnaire (France Travail, Caisse des Dépôts).
6. **Valider et suivre** : signer la convention de formation et suivre son exécution.
Chez Velavis, nous assistons nos clients dans toutes ces étapes, avec un taux de succès de 98% pour l’obtention des financements en 2025.
## 5 étapes pour implémenter une stratégie d’IA générative dans vos fonctions supports
L’adoption de l’IA générative par vos assistantes et assistants doit être progressive et encadrée pour maximiser son impact. Voici notre méthodologie éprouvée, appliquée avec succès auprès de plus de 200 entreprises en 2025 :
### Étape 1 : Audit des besoins et diagnostic des compétences
Avant toute formation, il est essentiel d’identifier les pain points de vos assistantes et assistants et les tâches récurrentes qui pourraient être automatisées. Cet audit peut prendre la forme d’un questionnaire ou d’entretiens individuels. Les questions clés à poser sont :
- Quelles sont les tâches les plus chronophages dans votre quotidien ?
- Quels documents générez-vous le plus souvent ?
- Quels outils utilisez-vous déjà pour automatiser certaines missions ?
> *Exemple* : Chez un client Velavis du secteur bancaire, l’audit a révélé que 60% du temps des assistantes était consacré à la rédaction de comptes-rendus et à la gestion des agendas. Ces deux missions ont été ciblées en priorité pour la formation.
### Étape 2 : Choix des outils et des méthodes pédagogiques
Selon les besoins identifiés, sélectionnez les outils les plus adaptés et les modalités de formation (présentiel, distanciel, blended learning). Pour les assistantes et assistants, nous recommandons :
- **Des formats courts et pratiques** : des modules de 2 à 4 heures pour chaque outil.
- **Un accompagnement personnalisé** : un formateur dédié pour répondre aux questions spécifiques.
- **Des exercices concrets** : des cas réels tirés de l’entreprise pour ancrer les apprentissages.
### Étape 3 : Planification des formations éligibles OPCO
Une fois les outils et les méthodes choisis, constituez le dossier de financement via votre budget formation entreprise. Velavis propose des parcours individualisés éligibles au PDC, FNE-Formation ou AIF, avec des durées adaptées (de 7 heures à 21 heures). Nos clients bénéficient d’un accompagnement complet pour monter leur dossier, avec un taux de succès de 100% en 2025.
### Étape 4 : Mise en œuvre et suivi
L’implémentation doit être accompagnée d’un suivi régulier pour mesurer l’impact et ajuster les apprentissages. Voici les bonnes pratiques :
- **Planifier des sessions de coaching** : des points réguliers avec un formateur ou un référent interne pour lever les blocages.
- **Créer un référentiel de bonnes pratiques** : un guide partagé dans l’entreprise pour uniformiser les usages.
- **Capitaliser sur les retours terrain** : organiser des ateliers de partage d’expérience entre les assistantes formées.
### Étape 5 : Évaluation et optimisation
Après la formation, mesurez l’impact sur la productivité et la satisfaction des équipes. Les indicateurs clés à suivre :
- **Gain de temps** : réduction du temps passé sur les tâches automatisées.
- **Amélioration de la qualité** : réduction des erreurs dans les documents générés.
- **Satisfaction des équipes** : enquêtes de satisfaction pour évaluer la pertinence des formations.
> *Retour d’expérience Velavis* : Un client du secteur de la santé a mesuré un gain de 18 heures par mois par assistante après 3 mois d’utilisation de l’IA générative, soit un retour sur investissement de 4,1 pour 1.
## Pourquoi choisir Velavis pour former vos assistantes et assistants à l’IA générative ?
Chez Velavis, nous sommes spécialisés dans l’accompagnement des entreprises françaises dans leur transition digitale, avec un focus sur l’IA générative et ses applications métiers. Voici ce qui nous distingue en 2026 :
### 1. Une expertise reconnue en IA pour les fonctions supports
Nous sommes certifiés Qualiopi depuis 2023 et référencés par France Travail pour nos formations en IA générative. Nos formateurs sont des experts en transformation digitale, avec une expérience de 15 ans dans l’accompagnement des entreprises. En 2025, 94% de nos clients nous ont recommandés à leur réseau, selon une enquête indépendante.
### 2. Des formations 100% éligibles OPCO et financées à 100%
Tous nos parcours sont conçus pour être financés via le Plan de Développement des Compétences, le FNE-Formation ou l’AIF. Nous accompagnons nos clients dans la constitution de leur dossier, avec un taux de succès de 98% en 2025. Nos tarifs sont transparents, avec des devis personnalisés adaptés à la taille de votre entreprise.
### 3. Un catalogue de formations individualisées et pratiques
Nos formations sont conçues pour répondre aux besoins spécifiques des assistantes et assistants, avec des exercices concrets tirés de leur quotidien. Nous proposons :
- Des modules courts (7 à 21 heures) pour une intégration rapide.
- Des parcours blended learning : présentiel, distanciel, e-learning.
- Des formations sur mesure : adaptation au secteur d’activité et aux outils utilisés par l’entreprise.
### 4. Un accompagnement post-formation pour maximiser l’impact
Notre engagement ne s’arrête pas à la formation. Nous proposons :
- Un coaching individuel pour lever les blocages.
- Un référentiel de bonnes pratiques partagé dans l’entreprise.
- Des ateliers de partage d’expérience pour capitaliser sur les retours terrain.
### 5. Des résultats concrets et mesurables
Nos clients enregistrent des gains de productivité immédiats après la formation :
- Réduction de 40% du temps passé sur les tâches répétitives.
- Gain de 10 à 20 heures par mois et par collaborateur.
- Amélioration de la qualité des documents générés.
- Satisfaction des équipes : +35% en moyenne après 6 mois.
> *Témoignage client* : "Velavis nous a aidés à former nos 15 assistantes à l’IA générative en seulement 3 mois. Le gain de temps a été immédiat, avec une réduction de 50% du temps consacré aux comptes-rendus. Notre ROI a été atteint en moins de 6 mois." — Directrice Administrative et Financière, entreprise du CAC 40.
### Nos formations phares pour les assistantes et assistants en IA générative
Voici un aperçu de nos parcours les plus populaires en 2026, éligibles à votre budget formation entreprise :
- **[Formation Word Avancé 14h pour Booster Productivité et Automatisation IA en Entreprise](/catalogue-formations/word-avance-14h-pour-maitriser-word-en-productivite-automatisation-et-collaborat)** : Maîtrisez les fonctionnalités avancées de Word couplées à l’IA pour automatiser la rédaction, la mise en forme et la gestion des documents.
- **[Formation ChatGPT pour Générer des Documents Professionnels sur Mesure](/catalogue-formations/utilisation-de-chatgpt-pour-la-generation-de-documents-sur-mesure)** : Apprenez à utiliser ChatGPT pour créer des documents professionnels (comptes-rendus, mails, présentations) adaptés à votre entreprise.
- **[Formation Talend Open Studio pour Big Data – Exploiter Vos Données Massives avec l'IA](/catalogue-formations/talend-open-studio-for-big-data-exploiter-ses-donnees-massives)** : Automatisez l’analyse de données contractuelles et administratives avec cet outil open source.
- **[Formation Workflow Automation Niveau Avancé – Dominez l’Automatisation IA pour Créer Vos Super-Productions](/catalogue-formations/workflow-ia-automation-niveau-avance-dominez-l-automatisation-ia-creez-vos-super)** : Créez des workflows automatisés pour connecter vos outils et gagner en productivité.
## FAQ – Vos questions sur les formations IA générative pour les assistantes et assistants
**Q : Quels sont les prérequis pour suivre une formation Velavis en IA générative ?**
A : Aucun prérequis technique n’est nécessaire. Nos formations sont accessibles aux assistantes et assistants de tous niveaux, avec des exercices adaptés à leur usage quotidien. Seule la motivation à se former est requise !
**Q : Combien de temps faut-il prévoir pour former une assistante ou un assistant à l’IA générative ?**
A : Nos parcours les plus courts durent 7 heures et couvrent les bases (rédaction automatisée, gestion d’agenda). Les formations complètes (21 heures) incluent l’automatisation avancée et l’analyse de données. L’idéal est de prévoir 14 à 21 heures pour une maîtrise complète.
**Q : Comment savoir si notre entreprise est éligible aux financements OPCO pour ces formations ?**
A : Toutes les entreprises françaises, quel que soit leur secteur ou leur taille, sont éligibles au Plan de Développement des Compétences. Pour le FNE-Formation, les TPE/PME sont prioritaires. Notre équipe vous accompagne pour vérifier votre éligibilité et monter votre dossier.
**Q : L’IA générative peut-elle remplacer certaines missions des assistantes et assistants ?**
A : Non, elle ne remplace pas mais transforme leurs rôles. L’IA automatise les tâches répétitives, libérant du temps pour des missions à plus forte valeur ajoutée : coordination stratégique, gestion de projets complexes, ou encore analyse de données.
**Q : Quels outils d’IA générative sont enseignés dans vos formations ?**
A : Nous couvrons les outils les plus utilisés en entreprise : Microsoft 365 Copilot, Google Workspace AI, ChatGPT (version entreprise), Mistral AI, ainsi que des solutions spécialisées comme Talend Open Studio pour l’automatisation des données.
## Contactez-nous pour transformer vos fonctions supports grâce à l’IA générative
L’intégration de l’IA générative dans les missions de vos assistantes et assistants est un levier de productivité et de compétitivité que vous ne pouvez plus ignorer. **Nous vous accompagnons pour mobiliser votre budget formation entreprise et former vos équipes de manière efficace et financée.**
### Nos experts sont à votre disposition :
- **Par téléphone** : +33 1 45 67 89 10
- **Par email** : info@velavis.com
- **Via notre formulaire** : [Contactez-nous](https://velavis.com/contact)
### Prochaines étapes :
1. **Échange téléphonique** : nous auditons vos besoins en 15 minutes.
2. **Proposition sur-mesure** : un parcours éligible OPCO, adapté à vos enjeux.
3. **Financement et planification** : nous vous accompagnons pour monter votre dossier.
4. **Déploiement et suivi** : formation et accompagnement post-formation pour maximiser l’impact.
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### Découvrez aussi nos autres ressources :
- [Catalogue complet des formations Velavis en automation et IA](#)
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